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Per porsi al riparo da contestazioni, è bene che l’amministratore rispetti alcune formalità.

Il condomino che voglia contestare la delibera dell’assemblea di condominio pur non avendovi partecipato quasi certamente sosterrà di non aver ricevuto l’avviso di convocazione e che, pertanto, l’assemblea di condominio non si è riunita regolarmente. La legge, infatti, è chiara: “l’assemblea non può deliberare se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati” (art. 1336, comma 6 del Codice Civile).

Provare che tutti i condomini siano stati convocati è onere che grava in capo all’amministratore e se l’amministratore non riesce a fornire la prova, anche se la convocazione è effettivamente avvenuta, il condomino assente l’avrà vinta e la delibera non potrà dirsi né valida né efficace. È bene, pertanto, che l’amministratore si attenga ad alcune formalità.

Le quattro alternative possibili:

L’art. 66 delle disposizioni di attuazione al Codice Civile, a seguito della riforma intervenuta nel 2012, contiene un elenco di modalità che, se rispettate, rendono la convocazione regolare.

Si tratta di quattro alternative: la posta raccomandata, la PEC, il fax e la consegna a mano.

La semplicità della disposizione però non deve trarre in inganno ed è opportuno che l’amministratore faccia attenzione ad alcuni dettagli non esplicitati dal legislatore.

La raccomandata A/R:

In primo luogo, benché il codice non precisi la necessità dell’avviso di ricevimento, è più che mai opportuno che l’amministratore scelga, tra le modalità di spedizione postale, quella che fornisce la prova della ricezione. Meglio quindi la raccomandata 1 anziché la posta 1: quest’ultima, infatti, permette di tracciare la spedizione ma non è corredata di avviso di consegna destinato alla sottoscrizione del destinatario o della persona abilitata o delegata. La firma del destinatario sull’avviso di ricevimento, infatti, costituisce prova dell’avvenuta ricezione della convocazione e permette all’amministratore di rispondere a qualsivoglia contestazione.

E la convocazione a mezzo mail?

Ancora, l’art. 66 citato indica tra le alternative la spedizione a mezzo posta elettronica certificata (PEC). Non è valida, pertanto, la spedizione a mezzo mail. Una recentissima sentenza della Corte d’Appello di Brescia (4/2019, depositata il 3 gennaio 2019) ha ricordato come la PEC sia strumento equipollente alla raccomandata con avviso di ricevimento perché al, pari della raccomandata, garantisce la ricezione del messaggio da parte del destinatario. Alla casella del mittente, infatti, viene inviato un messaggio automatico di accettazione della comunicazione da parte del sistema e un messaggio di avvenuta consegna che sarà per l’amministratore (il mittente) la prova della regolare e doverosa convocazione.

Non si tutela adeguatamente, pertanto, l’amministratore che convochi i condomini tramite semplice mail, inviando l’avviso di convocazione alla casella di posta elettronica ordinaria. In tal caso infatti non vi sarà prova dell’avvenuta ricezione. Le stesse contestazioni, peraltro, l’amministratore rischierebbe di subirle anche se indirizzasse la convocazione, spedita via e-mail, ad una casella PEC abilitata dal condomino a ricevere la posta elettronica ordinaria: neanche in tal caso l’amministratore riceverebbe l’avviso di consegna che funge da prova della regolare convocazione.

L’amministratore può convocare regolarmente l’assemblea via e-mail solo se il regolamento condominiale lo prevede. L’art. 66 citato, infatti, è una disposizione che può essere derogata dai condomini in sede di regolamento come ha recentemente precisato la Cassazione (Cass. 10866 del 07/05/2018). La Cassazione ha anche recentemente precisato che il regolamento condominiale può imporre particolari forme di comunicazione dell’avviso. Se il regolamento prevede quindi la comunicazione via mail ordinaria o l’affissione di un avviso, sono queste le modalità che dovranno essere rispettate affinché l’assemblea condominiale possa dirsi validamente costituita.

Tornando alla già citata sentenza 4/2019, la Corte d’Appello di Brescia infine dichiarava vittorioso il condominio e regolare la convocazione benché fosse stata eseguita via mail. Questo esito, apparentemente in contrasto con quanto detto sin qui, si spiega perché, in quel caso particolare, l’indirizzo di posta elettronica ordinaria era l’unico comunicato dal condomino, che non aveva indicato un indirizzo PEC.

La motivazione della Corte d’Appello di Brescia, tuttavia, genera qualche perplessità: a chi scrive, infatti, pare che la condotta dell’amministratore, che si è “fidato” del condomino, sia stata troppo “leggera”. Tant’è che per ottenere ragione, l’amministratore ha dovuto affrontare due gradi di giudizio. Avrebbe meglio operato, allora, l’amministratore che avesse accantonato del tutto la modalità dell’invio via mail (che evidentemente il regolamento condominiale non ammetteva!) e che avesse scelto di far ricorso alla posta raccomandata con avviso di ricevimento, al fax o alla consegna a mano, vale a dire a una delle altre modalità ammesse dal più volte citato art. 66.

La gestione di un condominio non è un’attività semplice e le difficoltà possono celarsi anche nei passaggi apparentemente più innocui. Una buona conoscenza delle norme è imprescindibile e, per l’amministratore che si trovi in dubbio su come sia meglio procedere, il parere di un legale può fare la differenza e scongiurare contestazioni e liti giudiziarie.